Von der Flugliste bis zum letzten Ausstieg
Eine Gruppenbewegung buchen Sie in vier Schritten: Sie senden den Plan, wir bilden Fahrten und wählen Fahrzeuge, ein Partner kalkuliert, Sie bestätigen. Änderungen nehmen bis zum Ende des Auftrags denselben Weg in umgekehrter Richtung.
Schritt 1: das Briefing
Beginnen Sie mit der Personenzahl und ihrer Aufteilung: wer wann mit welchem Flug oder Zug ankommt und wo jede Person übernachtet. Ergänzen Sie Gepäckstücke pro Person, Rollstuhlnutzer oder andere Mobilitätsbedürfnisse sowie die festen Programmzeiten, etwa Messeöffnung, Sessionbeginn oder Abendessen. Wenn Sie nur den Rahmen kennen, schicken Sie ihn; aus den Lücken werden unsere Rückfragen.
Schritt 2: Fahrten und Fahrzeuge
Wir fassen die Fahrgäste nach Ankunftszeit und Ziel zu Fahrten zusammen und legen dann die Fahrzeuggröße fest. Bis acht Personen passen in einen Mietwagen mit Fahrer oder einen Van; 9 bis 16 brauchen einen Kleinbus, rund 30 einen Midibus, 49 bis 57 einen großen Reisebus. Gepäck kann eine Gruppe eine Größe nach oben schieben, der Halteplatz eine nach unten: Ein Münchner Parkplatz für Fahrzeuge bis 8 m Länge nützt einem großen Reisebus nichts.
Der Plan prüft auch die Länge des Tages. Die EU-Regeln deckeln die Lenkzeit bei 9 Stunden täglich und verlangen nach 4,5 Stunden 45 Minuten Pause; ein langer Tag braucht daher unter Umständen einen zweiten Fahrer oder ein Ablösefahrzeug.
Schritt 3: das Angebot
Ein Partnerunternehmen kalkuliert auf Grundlage des Plans. Das Angebot nennt Fahrzeugtyp und Sitzplätze, die angenommenen Zeiten und Wartezeiten, die Zahl der Fahrer, den Halteplatz an jedem Flughafen oder Veranstaltungsort sowie die Stornobedingungen. Wo ein Flughafen eine Voranmeldung verlangt, etwa Köln/Bonn oder Stuttgart, kümmert sich das Busunternehmen darum.
Schritt 4: Bestätigung und Fahrtag
Nehmen Sie an, wird die Buchung schriftlich bestätigt, mit Nennung des Busunternehmens. Vor dem Fahrtag senden Sie die endgültige Teilnehmerliste und etwaige Flugänderungen. In Düsseldorf ruft ein Koordinator den Bus anhand von Flugnummer und bekannter Verspätung zur Ankunft, dort zählen genaue Angaben besonders.
Am Tag selbst laufen Änderungen über den Ansprechpartner aus Ihrer Bestätigung, der sie an den Fahrer weitergibt.
Nach dem Auftrag
Was am Tag hinzukommt, etwa zusätzliche Wartezeit, wird zu den dann vereinbarten Bedingungen abgerechnet. Eine wiederkehrende Bewegung, zum Beispiel eine Messe, die Ihr Team jedes Jahr besucht, kann auf dem Plan des Vorjahres aufbauen.
Fragen aus der Planung
Wie früh sollte ich buchen?
Sobald die Termine feststehen. In Messewochen und an großen Veranstaltungstagen sind Fahrzeuge in der jeweiligen Stadt früh vergeben.
Was passiert bei einer Flugverspätung?
Informieren Sie den Ansprechpartner aus Ihrer Bestätigung. Wartezeit über das Angebot hinaus wird mit dem Busunternehmen abgestimmt, und die Fahrt wird neu getaktet.
Zahle ich, bevor ich das Angebot annehme?
Nein. Berechnet wird erst nach Annahme eines Angebots.
Lassen sich verschiedene Fahrzeuggrößen kombinieren?
Ja. Ein Reisebus für die Hauptankunftswelle plus Mietwagen mit Fahrer für VIPs oder Nachzügler ist eine häufige Kombination.
Beginnen Sie mit der Flugliste
Schicken Sie, was Sie bereits haben. Wir bauen den Plan daraus auf und fragen nach, was fehlt.
Angebot anfragen oder anrufen 35227647770